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SmartWorking e SmartSecurity, un vademecum

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Il lavoro agile, o SmartWorking, è il lavoro in assenza di vincoli spaziali e temporali, dislocato in un altrove attraverso la remotizzazione o con l’autonomia di gestione, esiste già dai primi anni ’90 ma molti settori si sono trovati a farci i conti all’improvviso.

In questi ultimi tempi, l’emergenza Covid-19, la necessità di gestire la pandemia, proteggere le persone e l’obbligo per le aziende di organizzare metodologie alternative, hanno visto una larghissima diffusione di questa pratica.

In emergenza è stata semplificata e generalizzata ma le aziende hanno il dovere di raccordarla con le misure di sicurezza per tutelare i lavoratori e lavoratrici e l’azienda stessa.

Oggi, fortunatamente, la tecnologica permette lo smartworking in maniera decisamente diffusa, assistiamo quindi ad un momento di grande fermento, ad una vera e propria rivoluzione digitale che va trasformata in opportunità.

Dopo un primo momento di accelerazione, che ci ha visti, in gran parte, impreparati, è arrivato il tempo di sistemare le cose.

Vediamo cosa occorre per svolgere questo tipo di lavoro al meglio, secondo la legge e in sicurezza

Innanzitutto occorre un accordo quadro e accordi chiari e dialoganti con i/le dipendenti. Tutti devono essere informati e preparati alle nuove pratiche. 

Più che mai è importante il rapporto di fiducia: il metro di misura del lavoro saranno gli obiettivi, che andranno condivisi fra le parti. Questo porterà sicuramente ad una responsabilizzazione dei/delle dipendenti e ad un miglioramento di prestazioni e di scambio.

Devono essere informate tutte le figure aziendali, dai responsabili Risorse Umane, agli addetti/e alla sicurezza e all’organizzazione che faranno una mappatura degli utenti abilitati da casa per i vari ruoli.

Il DPO aggiornerà le informazioni in materia di risk management e le analisi dei processi, tutelando e organizzando la gestione del trattamento di dati personali (affinché questi siano trattati nel rispetto delle normative privacy europee e nazionali)

È importante redigere una descrizione delle attività da svolgere e disciplinare i vari aspetti, modificando e aggiornando le procedure precedenti.

Fondamentale per lo smartworking sarà una strumentazione adeguata.

Servono device di lavoro esclusivi dato che la promiscuità degli apparecchi potrebbe causare non pochi problemi e mettere a rischio i dati dell’azienda e dei lavoratori e lavoratrici.

É necessario aziendalizzare tutti i pc ed eventualmente fornire erogazione di bonus se la connettività non corrisponde alle necessità.

Ricordiamo che le dotazioni avranno bisogno anche di periodiche manutenzioni.

Oltre ai device è importante dedicarsi agli applicativi aziendali e creare reti private virtuali per isolare i dati dal restante traffico, cosicché il flusso di informazioni arrivi solo alle persone autorizzate.

Ricordiamo di porre grande attenzione agli abusi di licenza dei software coperti da copyright, le licenze non possono essere diffuse e vanno pagate le loro locazioni d’uso.

Esistono rischi a cui le aziende e le persone che lavorano dovranno prepararsi, i reati informatici ma anche le minacce della cyber security.

Consigliamo vivamente di prevenire le difficoltà attraverso la redazione di procedure di emergenza e di rimedio dei danni, quali la realizzazione di un buon processo di backup (con copie offline) e un processo di restore con cui verificare i ripristini dei backup anche in altre macchine oltre ai pc abituali

È consigliabile fornire tutti gli utenti di un antivirus e di filtri per eventuali cloud.

Dopo la prima accelerata in emergenza è giunto il momento per le aziende di rilevare e raccogliere feedback e redigere un primo documento per traslare le procedure, per scindere le attività da svolgere in ufficio, quelle in esterno e quelle in remoto, focalizzare i punti di forza e gli aspetti che necessitano miglioramenti e per mantenere cautele e precauzioni nella tutela e riservatezza dei dati e in quella dei lavoratori e delle lavoratrici

In conclusione ci teniamo a sottolineare l’importanza del senso di cura, di cui oggi si parla molto, anche nei settori e ambiti lavorativi, nell’ottica di un rilancio dell’economia umana, oltre a quella monetaria.

Alice Trippi – Responsabile S.O.So.R. Area Toscana

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