L’emergenza sanitaria, sociale ed economica che stiamo vivendo in queste settimane porta con sé numerosi fattori di cui le aziende devono tener conto.

Non è facile districarsi fra protocolli e nuove misure e, alla luce dei fatti recenti, dei piani per il lavoro e per quelli delle progressive riaperture delle attività, abbiamo provato a riassumere e semplificare gli adeguamenti necessari in materia di Privacy.

A seguito del protocollo di intesa tra governo e parti sociali del 14 marzo 2020 in merito alla sicurezza sono state delineate le misure anticontagio che i datori di lavoro devono garantire sia in sede che nel lavoro da casa. (leggi il protocollo)

Alcune di queste misure prevedono la raccolta di dati personali sensibili, come ad esempio la misurazione della temperatura corporea prima di entrare in azienda, le dichiarazioni su eventuali contatti con persone affette da Covid-19 etc e vanno a confluire, di conseguenza, sugli adempimenti in materia di privacy che le aziende sono tenute a tenere.

Come sempre vigono i principi di accountability, proporzionalita’, minimizzazione e riservatezza dei dati. Questo significa che il titolare del trattamento dovrà agire cercando di mantenere la riservatezza per quanto possibile, in equilibrio fra questi principi, e gli obblighi invece nei confronti della collettività e della salute pubblica.

Si aggiungono infatti, una serie di deroghe al divieto del trattamento dei dati per casi particolari, come ad esempio nel momento in cui la temperatura registrata superi i 37,5°, dato personale sanitario che l’azienda dovrà comunque utilizzare, pur garantendo la maggior riservatezza possibile e dignità ai lavoratori e alle lavoratrici, (utili a tal fine potranno essere l’ingresso alternato o comunque la misurazione delle temperature in modalità discrete).

È necessario quindi ridefinire e riorganizzare le misure della sicurezza del trattamento redigendo una nuova informativa come integrazione delle precedenti che consigliamo di stampare e far controfirmare così da assicurarsi l’avvenuta ricezione e aggiornare anche il registro del trattamento che deve essere sempre attuale.

La nuova informativa dovrà essere consegnata, non solo ai/alle dipendenti ma anche a fornitori o eventuali visitatori/ici esterni laddove non è possibile evitarne l’accesso (v. Imprese di pulizie, manutenzione…)

L’integrazione dovrà riportare la finalità del trattamento (prevenzione del contagio da Covid-19), l’indicazione della base giuridica per obbligo normativo (implementazione dei prot. di sicurezza ai sensi dell’art. 1, n.7, lett d) del DPCM 11 marzo 2020) e la durata della conservazione dei dati che avverrà fino alla conclusione del periodo di stato di emergenza.

Riguardo queste misure non va acquisito nessun consenso poiché il trattamento dei dati in questa situazione è, per obbligo di legge, interesse pubblico. Non sarà possibile quindi negare un consenso (come invece si può fare per i fini commerciali ad esempio) cosa che comporterebbe l’impossibilità di accedere in azienda.

Infine ricordiamo che il governo ha incentivato il ricorso al lavoro agile con procedure semplificate come misura anticontagio. E anche in questo caso vanno garantite le misure sulla privacy.

Andranno quindi fornite ai lavoratori e alle lavoratrici informazioni precise in merito, una strumentazione preferibilmente aziendale o comunque account dedicati, connessioni sicure e tutte quelle misure di sicurezza dei dati personali (articolo smartworking).

Alice Trippi – Responsabile S.O.So.R Area Toscana